V súčasnej dobe, keď technológia napreduje míľovými krokmi, čelia advokátske kancelárie výzve, ako integrovať nové nástroje a automatizovať svoje procesy bez toho, aby museli úplne meniť svoje osvedčené pracovné postupy. V mnohých prípadoch majú tieto kancelárie vlastné, špecificky vyvinuté systémy, ktoré sú často uzavreté a nekompatibilné s inými nástrojmi alebo technológiami. Práve tu prichádza na rad naše riešenie – digitalizácia zameraná na flexibilitu a integráciu.

Naše prístupy zahŕňajú pokročilé technológie, ako je umelá inteligencia v podobe GPT a robotická procesná automatizácia (RPA), ktoré umožňujú advokátskym kanceláriám zefektívniť a automatizovať svoje pracovné postupy, pričom zachovávajú ich špecifické procesy nezmenené. Tento proces automatizácie nie je závislý len na jednom nástroji, ale skôr na sérii "robotov", ktoré vykonávajú rôzne úlohy a sú prepojené prostredníctvom technológie orchestrátora.

Orchestrátor v tomto kontexte slúži ako centrálny manažment, ktorý umožňuje týmto autonómnym robotom pracovať harmonicky spolu, zachovávajúc pritom pôvodné pracovné postupy kancelárie bez nutnosti ich zmeny. Táto flexibilita je kľúčová, pretože umožňuje firmám adoptovať nové technológie bez toho, aby museli obetovať svoje unikátne procesy alebo sa podriaďovať obmedzeniam špecifických nástrojov.

Pre systémy, ktoré nie sú primárne otvorené pre integráciu, naša technológia RPA umožňuje "naučiť" roboty ako interagovať s týmito uzavretými systémami. Takým spôsobom je možné automatizovať aj tie časti procesov, ktoré boli predtým považované za neprístupné pre automatizáciu, čím sa otvárajú nové možnosti pre efektivitu a produktivitu.

Celý proces digitalizácie vykonávame profesionálnym nástrojom Xbot od firmy Xolution. Viac sa o ňom dozviete TU.

Prípadová štúdia

Ako príklad Vám predstavíme riešenie vytvorené na mieru pre advokátsku kanceláriu, kde sme na začiatku vykonali digitálny procesný audit. V našom prípade sa implementovala komplexná automatizácia procesov v advokátskej kancelárii, s cieľom zefektívniť správu a sledovanie faktúr, synchronizovať dáta medzi informačnými systémami, sledovať úkony a tvorbu faktúr.

Sledovanie faktúr je zautomatizované prostredníctvom ERP systému, ktorý umožňuje identifikáciu zaplatených a nezaplatených faktúr. Robot automaticky odošle upomienku klientom kvôli nezaplateným faktúram a informuje advokáta o stavoch platieb. V prípade dlhodobo nezaplatených faktúr robot vygeneruje predžalobnú výzvu na schválenie advokátom a po jej odsúhlasení ju odošle klientovi. Po zaplatení faktúry je advokát notifikovaný.

Synchronizácia dát medzi systémami je zabezpečená tak, že údaje zadané advokátom v jednom systéme sú automaticky prenesené a zaznamenané v druhom systéme, čím sa znižuje riziko chýb a zvyšuje efektivita práce.

Sledovanie úkonov zahŕňa možnosť monitorovania práce zamestnancov a spolupracujúcich advokátov ako aj automatické generovanie pravidelných reportov z viacerých systémov, čo umožňuje lepšiu koordináciu práce, sledovanie produktivity a zníženie chybovosti.

Tvorba faktúr je automatizovaná tak, že systém zaznamenáva informácie dôležité pre fakturáciu z rôznych zdrojov a vytvára faktúry na základe vykonaných úkonov a stráveného času podľa dohôd s klientom, respektíve relevantných vyhlášok. Faktúry sú následne automaticky odosielané do ERP systému a na kontrolu, čím sa zjednodušuje administratíva a zvyšuje presnosť fakturácie.

Toto riešnie je tvorené viacerými robotmi, ktoré prevzali na seba značnú časť práce v advokátskej kancelárii. 

A takto to vyzerá:

Ako pracujeme

Blog o procesoch
v advokátskej kancelárii